情シスアウトソーシングで失敗しないための
メリット・デメリット徹底解説
情シス業務の負担が年々増している今、「情シスアウトソーシング」を検討する企業が急増しています。社内の人手不足やIT環境の複雑化など、現場で直面する課題に悩みつつも、「本当に外部委託で解決できるのか？」「どんな落とし穴があるのか？」と不安を感じていませんか。
本記事では、情シスアウトソーシングのメリットとデメリットを、実際の企業事例やよくある失敗・成功パターンとあわせて分かりやすく解説します。サービス選定の注意点や、導入時に見落としがちなリスクまで網羅しているので、失敗しない外部委託のコツがしっかり分かります。
こんな方にオススメ
- 自社の情シス業務をアウトソーシングすべきか迷っている
- コスト削減や業務効率化の具体的な事例や注意点を知りたい
この記事を読むと···
- 情シスアウトソーシングのメリット・デメリットが体系的に理解できる
- 自社に最適な委託範囲や業者選びのポイントが分かるようになる
目次
1. 情シス業務のアウトソーシング、気になるメリットとデメリット
情シス業務のアウトソーシングを検討するタイミングで、多くの担当者が「本当に任せて大丈夫か」「どんな利点や落とし穴があるのか」と悩みます。 この章では、コスト削減や専門人材の活用といったメリットだけでなく、ノウハウの蓄積やセキュリティ面のデメリットまで幅広く整理します。まず、押さえておきたいポイントをリストアップしてみましょう。
それぞれのメリット・デメリットについて、具体的に解説していきます。
1）コスト削減や業務効率化が期待できる
情シス業務のアウトソーシングでは、社内で人材を採用・育成する手間やコストを抑えつつ、必要な作業を効率的に進められる点が大きな魅力です。 人件費だけでなく、採用活動や教育研修にかかる費用も削減できるため、結果的に経営資源をコア業務に集中しやすくなります。
また、アウトソーサーは複数社の業務を担当しているケースが多いため、業務フローの最適化や自動化のノウハウも蓄積されています。 これにより、煩雑な日常運用やトラブル対応もスムーズになります。 特に中小企業やIT専任者が少ない組織では、外部リソースの活用によって業務の属人化も防げるでしょう。
2）専門知識を持つ人材を活用できる
情シス領域は、ITインフラの設計・運用やセキュリティ管理など、高度かつ幅広い知識が求められる分野です。 アウトソーシングを活用することで、最新技術や法令対応に精通した専門人材のノウハウを取り入れられる点は大きな強み。
社内に専門家がいない場合でも、外部のプロフェッショナルに任せることで、システムの安定稼働やトラブル発生時の迅速な対応が期待できます。また、担当者の退職や異動による業務停滞リスクも低減できるため、継続的な運用体制を維持しやすくなるでしょう。 業務委託先が複数の企業で実績を持つ場合、トレンドや他社事例も活かせるのが特徴です。
3）社内ノウハウの蓄積が難しくなる
一方で、アウトソーシングに頼りきると社内にITノウハウが溜まりにくいという課題もあります。 日々の運用や障害対応をすべて外部任せにすると、現場担当者がITの全体像を把握しづらくなり、将来的な内製化や新システム導入時のハードルが上がる場合も。
アウトソーサーとの間に情報の非対称が生じやすく、依頼内容や成果物の品質を自社で正しく評価しづらい面も否定できません。とくにIT施策を経営戦略と密接に連携させたい場合、一定レベルの知見や判断力を社内側が持ち続ける工夫が必要といえるでしょう。
4）セキュリティや情報漏えいのリスクも考慮が必要
情シス業務を外部委託する際は、セキュリティや情報漏えいリスクへの配慮が欠かせません。業務委託先がどのような情報管理体制やガイドラインを整備しているか、契約段階でしっかり確認する必要があります。
たとえば顧客データや社内の重要情報を取り扱う場合、委託先のアクセス権制御や監査体制が不十分だと、不正持ち出しや漏えい事故につながることも。また、委託先での人材入れ替わりが多い場合、情報共有や引き継ぎが甘くなりがちです。 自社側でも定期的な監査や、情報の最小限移転ルールを設けるなど、リスクを前提とした運用設計を意識することが重要ではないでしょうか。
2. 社内情シスの課題とアウトソーシングの背景
社内の情報システム部門、いわゆる情シスは、近年ますます負担が増しています。人手不足や複雑化するIT環境、さらにコストや運用負担の増大など、多くの企業が同じ悩みを抱えている状況です。
こうした背景から、情シス業務を外部に委託する「アウトソーシング」の選択肢が注目されています。ここでは、企業がどのような課題に直面し、なぜアウトソーシングを検討するのか、その実態を整理します。まずは主な課題を確認しましょう。
それぞれの課題について具体的に見ていきます。
1）担当者の人手不足が深刻
多くの企業で情シス担当者の人数が足りていません。特に中小企業では、専任者を置けず兼務となるケースが目立ち、日常のサポートやトラブル対応が常に手一杯という状況です。
その結果、システムの安定運用や新規導入プロジェクトに十分な時間が割けなくなり、トラブル発生時のリカバリーも遅れがち。人手不足は、業務の質やスピードの低下だけでなく、担当者のモチベーションや定着率にも影響を及ぼします。このような現場の切実な声が、アウトソーシングの検討につながるきっかけとなっているのではないでしょうか。
2）IT環境の複雑化で対応が難しい
クラウドサービスの普及や複数システムの連携、セキュリティ対策の高度化など、情シス部門が扱う範囲は年々広がっています。
新しいITツールの導入や運用に高度な知識が必要とされる一方、社内の担当者だけでは全てに対応しきれないケースが増加。新技術へのキャッチアップが追いつかず、結果としてシステム障害や情報漏えいのリスクも高まります。こうした複雑化した状況下で、専門的な知見や外部のリソースを活用するニーズが強まっています。
3）コストや運用負担が増えている
IT投資は年々増加傾向にあり、システムの維持・管理費用や人件費、さらにはセキュリティ対策のコストも無視できません。
予算の制約がある中で、限られたリソースを効率的に活用する必要がありますが、自社だけで全業務をカバーしようとすると負担が膨らみがちです。コスト面だけでなく、担当者の精神的な負荷や業務の属人化も大きな課題。これらの理由から、アウトソーシングによる効率化や負担軽減を模索する企業が増えています。
3. アウトソーシングの仕組みと選び方のポイント
情シスアウトソーシングの導入を検討する際、どのような業者やサービスを選ぶかは、今後のIT運用やトラブル対応の質を大きく左右します。ここでは、失敗しないために押さえておきたい選び方のポイントを整理します。
自社の状況や目的に合った最適なサービスを見極めるためにも、各ポイントごとに具体的な検討項目を明確にしておくことが重要です。代表的な判断軸を整理しました。
どのポイントも、情シス業務のアウトソーシングで後悔しないために欠かせない視点です。それぞれの項目について詳しく解説していきます。
1）委託範囲を明確にする
情シス業務のアウトソーシングでは、どこまでの業務を外部に任せるのか、最初に明確にしておくことが不可欠です。たとえば、ヘルプデスク対応やPCキッティングだけなのか、ITインフラ全般の運用管理も含めるのかで、必要なスキルや費用感が大きく変わります。
自社が本当に外部委託したい領域と、社内で残すべきコア業務を切り分けることで、委託先との認識違いによるトラブルを防ぐことができます。初期段階で現状の業務を棚卸しし、委託範囲の優先順位を整理しておくことが、スムーズな導入・運用への第一歩です。
2）サービス内容やサポート体制を確認する
アウトソーシング業者が提供するサービス範囲やサポート体制には、実際に依頼してみるまで見えにくい部分も存在します。たとえば、障害発生時の対応速度や、夜間・休日対応の有無など、日常運用で発生しうるリスクにどこまでカバーしてくれるかを事前に確認することが大切です。
また、オンサイト対応や常駐型サービスの有無も、企業ごとに適した形が異なります。サービス内容の細かな違いが、結果的に業務効率や満足度を大きく左右するため、疑問点や要望は事前に具体的に伝えることが肝心です。
3）契約条件や費用の透明性を重視する
情シスアウトソーシングの契約は、業務内容やサポート範囲によって複雑になることが少なくありません。費用体系が不明瞭なまま契約すると、後から追加料金が発生したり、必要なサービスが含まれていなかったといったトラブルにつながることも。
契約前には、月額費用の内訳や追加料金が生じるケース、契約期間や解約時の条件などをしっかり確認しましょう。契約内容が書面で明示されているか、疑問点をすぐに説明してくれるかは、業者選びの信頼性を見極める重要なポイントではないでしょうか。
4）実績や信頼性のある業者を選ぶ
情シス業務の外部委託は、情報管理やトラブル対応を任せる以上、業者の実績や信頼性が非常に重要です。過去の導入事例や取引企業の声、認定資格の有無など、客観的な評価軸をもとに選定することをおすすめします。
特に、自社と同規模・同業種での対応経験がある業者であれば、現場理解や柔軟な対応力も期待できます。万が一のトラブル時にも、信頼できるパートナーかどうかを見極めておくことで、安心してアウトソーシングを進めやすくなるでしょう。
4. 実際に導入した企業の成功・失敗事例
情シスアウトソーシングを実際に活用した企業の事例は、導入時にどのような成果や課題が現れるのかを具体的にイメージするうえで参考になります。ここでは、社内リソースの有効活用に成功したケースだけでなく、コミュニケーションの不足による問題や、セキュリティ強化の成果など、成功例と失敗例の両面を紹介します。
さまざまな実体験を通じて、導入時に押さえておきたいポイントを整理しましょう。
それぞれの事例を詳しく見ていきます。
1）社内リソースをコア業務に集中できた事例
ある企業では、情シスアウトソーシングの導入によって日常的なトラブル対応や機器管理などのルーチン業務を外部に委託しました。その結果、社内のIT担当者が新規システムの企画や、社内DX推進といった中長期の課題に時間を割けるようになり、業務の質が向上したという声が上がっています。
特に、限られた人員で幅広いタスクに追われていた状況から、業務を明確に分担できた点が評価されています。アウトソーシングによって、担当者が自社ならではの強みを活かす業務に専念できたことは大きなメリットと言えるでしょう。
2）コミュニケーション不足でトラブルが発生した事例
一方で、アウトソーシングの導入が必ずしもスムーズに進むとは限りません。ある企業では、委託業者との連携体制が不十分だったため、対応内容や優先順位の認識にズレが生じました。
この結果、業務が滞ったり、社内ユーザーから不満の声が上がるトラブルが発生しています。業務分担を明確にするだけでなく、定期的な打ち合わせや進捗共有の仕組みを整える重要性が浮き彫りになった事例です。アウトソーシング活用時には、双方の理解を深めるためのコミュニケーション設計が欠かせません。
3）セキュリティ強化に成功した事例
さらに、セキュリティ面で大きな変化を実感した企業もあります。委託先が専門的なセキュリティ対策を提供できる体制を持っていたため、従来見落とされがちだった脆弱性の早期発見や、定期的なログ監視などが実施可能になりました。
これにより、情報漏えいリスクの低減や、社内規定の見直しにもつながったとされています。担当者だけでは手が回らなかった領域に、外部の専門スキルを活用できることは、アウトソーシングの大きな利点となるのではないでしょうか。
5. 自社に合った情シス体制を見極めるために
アウトソーシングを検討したものの、「本当に自社に合うのか」「どんな体制が最適なのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。情シスの運用方法は、企業規模やIT環境、社内リソースによって最適解が異なります。自社の現状や今後の成長戦略を踏まえて、どのような体制がフィットするかを丁寧に見極めることが重要です。
アウトソーシングのメリットを活かしつつ、リスクも最小限に抑えるためには、単に委託するだけでなく、パートナー選びや委託範囲の設計、社内との連携強化なども欠かせません。
今の段階で不安や疑問がある場合、専門家への相談や事例の収集を通じて、より納得できる判断につなげることをおすすめします。
最後に情シスアウトソーシングサービスの一つとして、エイネット社の「情シス代行パック」をご紹介します。
「情シス代行パック」サービスの特徴は、
- 全て自社の社員が対応します
- チーム制で対応することで属人化を防いでいます
- 誰が対応しても同じレベルの対応品質を目指しています
